Athleten importieren

Laden Sie eine CSV-Datei hoch, fügen Sie eine Liste ein oder fotografieren Sie Ihre Mitgliederliste — die KI legt jeden Athleten an und sendet ihm einen personalisierten Einladungslink.

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   Das Modal "Athleten importieren" öffnen

   Gehen Sie in der Seitenleiste zu Athleten.

   Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Button Athleten importieren.

   Das Modal Athleten importieren öffnet sich. Es akzeptiert drei Eingabeformate:

   Format	Wann verwenden
   CSV-Datei	Sie haben einen vorhandenen Tabellen-Export
   PDF / Foto	Sie haben eine gedruckte Liste oder ein Foto eines Anmeldebogens
   Eingefügter Text	Sie tippen oder fügen eine Liste direkt ein

   Aktuelle Limits

   Limit	Wert
   Maximale Dateigröße	8 MB
   Maximal verarbeitete Athleten pro Import	400 Zeilen
   Ohne KI	Nur CSV, mit den weiter unten in diesem Leitfaden gezeigten Standard-Spaltenüberschriften

   Wenn Ihre Datei mehr als 400 Athleten enthält, importiert Compteam die ersten 400 und bittet Sie, den Rest in einen zweiten Batch aufzuteilen.

   Erwartete Laufzeit

   Diese Zeiten sind typische Richtwerte, keine Garantie. Sie hängen von der Qualität der Datei, der Bild- oder PDF-Qualität und der aktuellen Latenz des KI-Anbieters ab.

   Importtyp	Typische Dauer	Hinweise
   Standard-CSV (KI deaktiviert)	2-8 Sekunden	Schnellster Pfad; direkte Verarbeitung auf dem Server
   KI-CSV oder eingefügter Text	15-45 Sekunden	Größere Importe werden in Blöcken gelesen
   KI-PDF oder Foto	20-60 Sekunden	Langsamster Pfad; Scans oder mehrseitige PDFs dauern länger

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   Daten einfügen — jedes Format funktioniert

   Fügen Sie einfach die Daten ein, die Sie haben — die KI erledigt den Rest.

   Es gibt keine erforderliche Spaltenreihenfolge, keine Kopfzeile, kein bestimmtes Format. Der Agent liest den Rohtext und ordnet jeden Wert automatisch dem richtigen Feld zu. All diese Beispiele funktionieren:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   russel@gmail.com, Rich Russel, 02.04.2005
   1988-07-22 | Anna Kovacs | anna@kovacs.hu
   

   Akzeptierte Datumsformate: DD.MM.YYYY, YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY.

   Der Agent übernimmt jede Zeile, die er vollständig auflösen kann, und markiert den Rest als Probleme (siehe Schritt 4).

   Drei Felder sind Pflicht: Name, E-Mail und Geburtsdatum. Eine Zeile, in der eines davon fehlt, wird erst übernommen, wenn sie korrigiert wurde.

   

   

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   Abrechnungsdaten und SEPA-Mandate migrieren (optional)

   Wenn Sie Athleten aus einem anderen System migrieren, können Sie Abrechnungsdaten direkt in Ihrer CSV-Datei angeben — der Import übernimmt diese in das Konto jedes Athleten, sobald er sich registriert.

   Optionale Spalten, die Sie Ihrer CSV-Datei hinzufügen können:

   Spalte	Beschreibung
   iban	Vollständige IBAN (Leerzeichen erlaubt — z. B. DE89 3704 0044 0532 0130 00)
   account_holder_name	Name des Kontoinhabers
   address_line1	Straße und Hausnummer
   address_line2	Wohnung, Etage usw. (optional)
   city	Stadt
   postal_code	Postleitzahl
   country	Zweistelliger Ländercode (z. B. DE, AT)
   membership_plan	Planname exakt wie in Ihrem Branch (z. B. Monthly Adult)
   signup_fee_paid	true/false. Verwenden Sie true, wenn ein migriertes Mitglied die Anmeldegebühr bereits anderswo bezahlt hat
   membership_end_date	Vertragsende für ein bereits gekündigtes Mitglied. Empfohlenes Format: YYYY-MM-DD. Erfordert membership_plan
   historical_membership_start_date	Ursprüngliches Startdatum der Mitgliedschaft zur Anzeige im Athletenprofil. Empfohlenes Format: YYYY-MM-DD. Nur Anzeige — wirkt sich nicht auf die Abrechnung aus

   Beispiel:

   first_name,last_name,email,date_of_birth,iban,account_holder_name,membership_plan,signup_fee_paid,membership_end_date,historical_membership_start_date
   Jude,Mitchell,jude@mitch.de,1980-10-03,DE89370400440532013000,Jude Mitchell,Monthly Adult,true,2026-08-31,2019-05-01
   Anna,Kovacs,anna@kovacs.hu,1990-07-22,HU42117730161111101800000000,Anna Kovacs,,false,,2021-09-15
   

   Wie die SEPA-Mandatsmigration funktioniert

   Die Angabe einer IBAN überträgt die bestehende Lastschriftermächtigung aus Ihrem alten System nach C-TEAM:

   1. Die IBAN wird verschlüsselt im Tresor gespeichert, sobald sich der Athlet registriert — niemand kann die vollständige Nummer nach dem Import lesen, nur die letzten vier Ziffern sind sichtbar.
   2. Eine neue interne Mandatsreferenz wird automatisch generiert (mit dem heutigen Datum als Unterschriftsdatum). Diese Referenz unterscheidet sich von der in Ihrem alten System. Bevor Sie die erste Lastschrift über C-TEAM einziehen, müssen Sie Ihre Bank informieren und die Mandatsreferenz bei ihr aktualisieren.
   3. Der Name des Kontoinhabers wird zusammen mit der IBAN gespeichert und erscheint auf SEPA-pain.008-Exportdateien.

   Vorab-Zuweisung des Mitgliedschaftsplans

   Wenn Sie eine Spalte membership_plan angeben und der Planname mit einem Ihrer aktiven Branch-Pläne übereinstimmt, wird der Plan dem ausstehenden Athleten vorab zugewiesen. Bei der Registrierung wird die Mitgliedschaft automatisch aktiviert, rückwirkend zum 1. des Monats, in dem der Athlet importiert wurde — die Abrechnungshistorie beginnt also ohne manuelle Korrektur zum korrekten Datum.

   Stimmt der Planname mit keinem aktiven Plan in Ihrem Branch überein, wird die Zeile als Problem markiert und nicht übernommen. Prüfen Sie den Plannamen unter Mitgliedschaftspläne und korrigieren Sie die CSV-Datei vor dem erneuten Import.

   Bereits gekündigt oder endet bald?

   Wenn ein migriertes Mitglied bereits gekündigt hat, fügen Sie membership_end_date mit dem finalen Vertragsdatum hinzu. Dieses Feld erfordert membership_plan, weil das Enddatum an der importierten Mitgliedschaft gespeichert wird. Zukünftige Enddaten lassen die Mitgliedschaft bis zu diesem Datum aktiv; vergangene Enddaten erstellen die Mitgliedschaft als inaktiv, damit sie nicht abgerechnet wird.

   Brauchen Sie das ursprüngliche Eintrittsdatum im Profilkopf?

   Fügen Sie historical_membership_start_date mit dem ursprünglichen Startdatum der Mitgliedschaft im Format YYYY-MM-DD hinzu. Dieser Wert dient nur der Anzeige: Er erscheint im Athletenprofil neben dem Nationalitätscode und kann im Migrationsmodus korrigiert werden, ändert aber nie Abrechnung, Proration oder Aktivierungsdaten.

   Bereits eine Anmeldegebühr bezahlt? (migrierte Mitglieder)

   Wenn Ihr Plan eine einmalige Anmeldegebühr hat und Sie Mitglieder migrieren, die diese in Ihrem vorherigen System bereits bezahlt haben, setzen Sie im CSV signup_fee_paid=true. Die erste Rechnung lässt die Anmeldegebühr dann aus und rechnet nur die Mitgliedschaft ab. Dieses Feld wirkt nur, wenn auch membership_plan importiert wird; vor der Aktivierung können Sie Anmeldegebühr bezahlt neben dem Plan des Athleten im Abschnitt Ausstehende Registrierung weiterhin an- oder abwählen.

   Keine Plan-Spalte? Das ist kein Problem. Athleten werden bei der Registrierung wie üblich auf eine Testmitgliedschaft gesetzt. Sie können jederzeit vor der Registrierung des Athleten im Abschnitt Ausstehende Registrierung auf der Athleten-Seite einen Plan zuweisen oder ändern.

   Beispiel — keine Proration auf der ersten Rechnung

   Jude wird am 10. Juni mit dem vorab über die Spalte membership_plan zugewiesenen Plan Monthly Adult – IBAN (49,00 EUR/Monat) importiert. Er registriert sich einige Tage später, und seine Mitgliedschaft wird sofort aktiviert, rückwirkend zum 1. Juni — dem 1. des Monats, in dem er importiert wurde, nicht dem Tag seiner Registrierung.

   Am 1. Juli führt der Branch-Admin Monats- und Jahresrechnung aus. Da Judes Mitgliedschaft am 1. des Monats begann, wird Juni nicht proratiert:

   Mitgliedschaft Juni (voller Monat): 49,00 EUR
   

   Hätte sich Jude stattdessen am 10. Juni selbst registriert, ohne vorab zugewiesenen Plan — also eine normale Selbstregistrierung —, würde seine Mitgliedschaft an dem Tag beginnen, an dem er abonniert, und Juni würde auf 21/30 Tage proratiert (49,00 EUR × 21/30 = 34,30 EUR). Die Rückdatierung beim Import vermeidet das: Ein Athlet, der bereits vor der Aufnahme in C-TEAM trainiert hat, wird für den vollen Monat abgerechnet — genau wie in Ihrem alten System.

   

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   Profilfelder nach dem Import befüllen — Migrationsmodus

   Nach dem Import können einige Profilfelder des Athleten — Nationalität, historisches Mitgliedschafts-Startdatum, Geschlecht, Geburtsdatum, Telefon, Smoothcomp-ID und Instagram-Handle — nur vom Athleten selbst bearbeitet werden. Das ist beabsichtigt: Diese Felder sind persönliche Daten oder Migrationsmetadaten und sollten gesperrt bleiben, sobald Ihr Branch im normalen Betrieb ist.

   Wenn Sie jedoch von einem anderen System migrieren, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über diese Daten und möchten sie ausfüllen, bevor sich die Athleten registrieren. Der Migrationsmodus wurde genau dafür geschaffen.

   So aktivieren Sie den Migrationsmodus

   Gehen Sie zu Standorteinstellungen → Migrationsmodus und schalten Sie ihn ein. Der Schalter wird amber, um anzuzeigen, dass der Modus aktiv ist.

   Solange der Migrationsmodus aktiv ist:

   • Können Sie Nationalität, historisches Mitgliedschafts-Startdatum, Geschlecht, Geburtsdatum, Telefon, Smoothcomp-ID und Instagram-Handle auf jedem Athletenprofil über die Seite Athletendetail bearbeiten
   • Können Sie das Profilfoto eines Athleten hochladen oder ersetzen, indem Sie mit der Maus über seinen Avatar auf der Seite Athletendetail fahren und auf das erscheinende Upload-Overlay klicken

   Deaktivieren Sie ihn nach Abschluss

   Der Migrationsmodus ist ein temporäres Werkzeug. Sobald Sie Ihre historischen Daten vollständig eingepflegt haben, kehren Sie zu Standorteinstellungen zurück und schalten Sie ihn aus. Ab diesem Zeitpunkt liegen diese Felder wieder in der Kontrolle des Athleten — was das korrekte Verhalten im laufenden Betrieb ist.

   Gewicht und Trainingsstunden sind für Admins immer bearbeitbar — das sind operative Felder, die Trainer jederzeit legitimerweise aktualisieren müssen, unabhängig vom Migrationsmodus.

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   Import ohne KI (nur CSV)

   Standardmäßig wird KI verwendet, um Ihre Datei zu lesen — sei es eine CSV-Datei, ein PDF, ein Foto oder eingefügter Text — und die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen.

   Wenn Sie keine Athletendaten an einen KI-Anbieter senden möchten, setzen Sie im Modal "Athleten importieren" das Häkchen bei "KI für diesen Import deaktivieren". Mit dieser Option:

   • CSV-Dateien werden weiterhin importiert, aber direkt anhand eines festen Satzes von Spaltenüberschriften analysiert — ohne KI
   • PDF-, Foto- und Text-Importe sind nicht verfügbar — es kann nur eine CSV-Datei mit den genauen unten aufgeführten Überschriften verwendet werden

   Erforderliche CSV-Spaltenüberschriften, in dieser Reihenfolge

   Die erste Zeile Ihrer CSV-Datei muss genau diese Überschriften enthalten (Kleinbuchstaben, durch Kommas getrennt). Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind immer erforderlich; die E-Mail ist für erwachsene Athleten erforderlich. Die übrigen Felder können leer bleiben:

   #	Überschrift	Erforderlich?	Hinweise
   1	first_name	Erforderlich
   2	last_name	Erforderlich
   3	email	Erforderlich (außer wenn is_kid true ist)	Kinder ohne E-Mail erhalten automatisch eine temporäre Adresse
   4	date_of_birth	Erforderlich	Format YYYY-MM-DD, muss in der Vergangenheit liegen
   5	gender	Optional	male, female oder other
   6	belt	Optional	Einer von: white, grey, grey-white, grey-black, yellow, yellow-white, yellow-black, orange, orange-white, orange-black, green, green-white, green-black, blue, purple, brown, black, coral, red (Standard white)
   7	stripes	Optional	Streifenzahl des Gürtels von 0 bis 11 (Standard 0)
   8	is_kid	Optional	true/false (oder 1/yes)
   9	guardian_email	Optional	Bei Kindern wird dieser Guardian automatisch eingeladen oder verknüpft, wenn das Kind aktiviert wird
   10	address_line1	Optional
   11	address_line2	Optional
   12	city	Optional
   13	postal_code	Optional
   14	country	Optional
   15	account_holder_name	Optional	Name des Kontoinhabers
   16	iban	Optional
   17	membership_plan	Optional	Muss exakt mit dem Namen eines vorhandenen Plans übereinstimmen
   18	signup_fee_paid	Optional	true/false (akzeptiert auch yes, paid oder waived). Erfordert membership_plan; überspringt die einmalige Anmeldegebühr auf der ersten Rechnung
   19	membership_end_date	Optional	Vertragsende im Format YYYY-MM-DD. Erfordert membership_plan; vergangene Daten erstellen inaktive Mitgliedschaften
   20	historical_membership_start_date	Optional	Reines Anzeige-Startdatum der Mitgliedschaft im Format YYYY-MM-DD. Wird im Athletenprofil angezeigt und beeinflusst die Abrechnung nicht

   Zusätzliche Spalten in Ihrer Datei werden ignoriert. Fehlt eine der erforderlichen Überschriften, wird der Import mit einer Fehlermeldung abgelehnt, die die fehlende(n) Spalte(n) auflistet.

   belt und stripes werden gemeinsam vorbereitet. Wenn ein Erwachsener die ausstehende Registrierung annimmt oder ein Admin ein Kinderprofil aktiviert, werden beide Werte in den Gürtelstatus des Athleten für diesen Branch geschrieben.

   Beispiel-CSV-Vorlage herunterladen · Als Excel herunterladen (.xlsx)

   Eine vollständige Übersicht, wie Compteam Athletendaten — einschließlich Bankdaten — bei Verwendung von KI schützt, finden Sie unter KI & Datenschutz.

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   Zusammenfassung prüfen

   Nach dem Einlesen zeigt das Modal eine Zusammenfassung in vier Kacheln:

   Kachel	Bedeutung
   Zeilen	Gesamtanzahl der erkannten Zeilen in der Eingabe
   Übernommen	Athleten, die zur Einladung bereit sind — keine Probleme gefunden
   Übersprungen	Vom Parser ignorierte Zeilen (Leerzeilen, Kopfzeilen)
   Probleme	Zeilen, die vor der Übernahme Aufmerksamkeit benötigen

   Ein Übernommen-Wert größer als 0 und Probleme bei 0 bedeutet, dass Sie fortfahren können.

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   Probleme beheben

   Ist Probleme größer als 0, listet eine Tabelle unter der Zusammenfassung jedes Problem nach Zeile, Feld und einer leicht verständlichen Beschreibung auf.

   Häufige Probleme und ihre Lösung:

   Pflichtfeld fehlt — Name, Geburtsdatum oder die E-Mail eines erwachsenen Athleten konnten in dieser Zeile nicht gefunden werden.

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de      ← kein Geburtsdatum → markiert
   

   Fügen Sie den fehlenden Wert hinzu und fügen Sie die korrigierte Liste erneut ein:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   

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   Athlet bereits in einem anderen Branch registriert — die E-Mail-Adresse ist bereits mit einem Konto an anderer Stelle verknüpft. Dieser Athlet kann nicht erneut importiert werden; er müsste über sein bestehendes Studio den Branch wechseln.

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   Der Agent analysiert die Eingabe bei jeder Aktualisierung sofort erneut. Sobald alle Zeilen aufgelöst sind, verschwindet die Problemtabelle und alle Zeilen wechseln zu Übernommen.

   

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   Alle Zeilen übernommen — Import abgeschlossen

   Sobald Probleme 0 erreicht, wechseln alle Zeilen zu Übernommen und der Import ist auf Ihrer Seite abgeschlossen.

   Warum wir keine aktiven Konten erstellen oder Passwörter per E-Mail senden

   Das Versenden eines Passworts per E-Mail ist ein Sicherheitsrisiko — die Nachricht kann abgefangen, weitergeleitet werden oder im falschen Posteingang landen. Stattdessen erstellt jeder Athlet sein eigenes Konto mit einer Methode, die er selbst kontrolliert: E-Mail + selbst gewähltes Passwort oder Social-Login (Google oder Facebook). So bleiben Zugangsdaten vollständig außerhalb Ihrer Hände, und die Plattform bleibt konform mit gängigen Sicherheitspraktiken.

   Was passiert, wenn sich der Athlet registriert oder das Kind aktiviert wird

   Alle von Ihnen importierten Daten — Name, Geburtsdatum, Gürtel, Streifen, Gewicht und alle anderen bereits im System vorhandenen Datensätze — werden in dem Moment, in dem das Konto erstellt wird, vorab in das Konto geladen. Der Athlet muss sich nur registrieren; es wird nichts weiter von ihm verlangt. Sein Profil ist sofort einsatzbereit.

   Kinderdatensätze funktionieren anders: Sie werden von einem Admin als verwaltete Profile aktiviert, ohne Login für das Kind. Wenn die importierte Zeile guardian_email enthält, verknüpft die Aktivierung des Kindes automatisch ein bestehendes Guardian-Konto oder sendet diesem Guardian eine Einladung, ein Konto zu erstellen und das Kind zu verwalten.

   Athleten können sich registrieren, indem sie:

   • den QR-Code des Branchs von Ihrem Anwerbeplakat scannen
   • direkt die Registrierungsseite besuchen und Ihren Branch auswählen

   Sie können sich mit einer E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort anmelden oder mit ihrem bestehenden Google- oder Facebook-Konto — ohne dass ein Passwort erforderlich ist.

   Klicken Sie auf Fertig, um das Modal zu schließen, oder auf Weitere Datei importieren, um einen zweiten Stapel zu übernehmen.

   

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   Registrierungslinks senden — E-Mail oder WhatsApp

   Nach dem Import erscheinen Ihre Athleten im Abschnitt Ausstehende Registrierung auf der Athleten-Seite. Jede Zeile zeigt ein Plan-Dropdown, eine Checkbox Anmeldegebühr bezahlt und den Einladungs- oder Aktivierungsbutton — alles in einem Raster mit fester Breite, sodass sie unabhängig von der Länge des Plannamens ausgerichtet bleiben.

   Importierte Kinder aktivieren

   Zeilen mit is_kid=true zeigen Kind aktivieren statt einer Einladung zur Selbstregistrierung. Die Aktivierung erstellt sofort das verwaltete Kinderprofil. Wenn guardian_email importiert wurde, verknüpft Compteam diesen Guardian automatisch, falls bereits ein Konto besteht, oder sendet ihm eine Einladungs-E-Mail, um ein Konto zu erstellen und die Verknüpfung mit dem Kind anzunehmen.

   Mitgliedschaftsplan vor der Einladung zuweisen (optional)

   Verwenden Sie das Plan-Dropdown, um vor dem Senden des Einladungslinks einen Mitgliedschaftsplan vorab zuzuweisen. Wenn sich der Athlet registriert, wird der Plan automatisch aktiviert — danach ist kein manueller Schritt mehr nötig.

   Anmeldegebühr bezahlt (migrierte Mitglieder)

   Neben dem Plan-Dropdown befindet sich eine Checkbox Anmeldegebühr bezahlt. Sie ist nur aktiv, wenn für den ausgewählten Plan eine einmalige Anmeldegebühr konfiguriert ist. Setzen Sie sie für Mitglieder, die Ihre Anmeldegebühr bereits in einem vorherigen System bezahlt haben — ihre erste Rechnung rechnet dann nur die Mitgliedschaft ab und lässt die Gebühr aus. Die Checkbox setzt sich automatisch zurück, wenn Sie den Plan wieder auf Kein Plan setzen.

   Einladungslink senden (E-Mail)

   Klicken Sie auf Einladungslink senden, und die Plattform sendet eine E-Mail direkt an die Adresse des Athleten mit einem persönlichen Registrierungslink. Der Link füllt seine E-Mail-Adresse vorab aus, sodass er nur noch ein Passwort festlegen muss. Nach dem Senden ändert sich der Button zu Einladung erneut senden — Sie können jederzeit erneut senden, falls die E-Mail übersehen wurde oder im Spam gelandet ist.

   Link kopieren und über WhatsApp (oder einen anderen Kanal) senden

   Nach dem Klick auf Einladungslink senden erscheint daneben ein Button Link kopieren. Tippen Sie darauf, und der persönliche Registrierungslink wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Sie können ihn dann direkt in eine WhatsApp-Nachricht, SMS oder einen anderen Messenger einfügen.

   Der Link ist persönlich. Er füllt die E-Mail-Adresse des Athleten vorab aus und aktiviert, falls Sie einen Mitgliedschaftsplan vorab zugewiesen haben, diesen Plan automatisch bei der Registrierung. Teilen Sie den Link eines Athleten nicht mit einer anderen Person.