SEPA-Lastschrift

Richten Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein, lassen Sie Athleten ihr IBAN-Mandat hinterlegen, erstellen Sie Rechnungen und exportieren Sie pain.008-Dateien, um Mitgliedsbeiträge direkt von Bankkonten einzuziehen.

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   SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer konfigurieren

   Gehen Sie zu Branch-Einstellungen (Seitenleiste → Branch-Einstellungen) und scrollen Sie zum Abschnitt Abrechnung.

   Einstellung	Was zu tun ist
   Abrechnungsmodus	Wählen Sie Vollständiger Bankabgleich, um eine CSV-Kontoauszugsdatei für den KI-gestützten Abgleich hochzuladen, oder Einfacher Abgleich, um Rechnungen zeilenweise manuell als bezahlt oder fehlgeschlagen zu markieren.
   SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer	Geben Sie Ihre Gläubiger-ID ein (z. B. DE98ZZZ00001234567). Diese ist erforderlich, bevor Athleten ein Mandat hinzufügen können oder Sie SEPA-Lastschriftdateien exportieren können.

   Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Gläubiger-ID auf Änderungen speichern.

   Wo finden Sie Ihre Gläubiger-ID: In Deutschland beantragen Sie diese bei der Bundesbank (bundesbank.de). Auch Ihre Bank kann sie Ihnen mitteilen.

   

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   Athlet hinterlegt seine Adresse

   Athleten gehen zu Mein Profil → Einstellungen und tragen ihre Rechnungsadresse ein, bevor sie eine IBAN hinzufügen.

   1. Geben Sie Straße, Stadt, Postleitzahl und Land ein.
   2. Klicken Sie auf Adresse speichern.

   Der Abschnitt SEPA-Lastschrift unter der Adresse zeigt die letzten 4 Ziffern einer bereits hinterlegten IBAN sowie eine unterzeichnete Mandatsreferenz.

   

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   Athlet hinterlegt seine IBAN

   Im Abschnitt SEPA-Lastschrift klickt der Athlet auf IBAN aktualisieren.

   Ein Modal öffnet sich, in dem Folgendes eingegeben wird:

   • Die IBAN (z. B. DE89370400440532013000)
   • Der Name des Kontoinhabers

   Der Mandatstext wird vor dem Speichern angezeigt:

   "Mit der Angabe Ihrer IBAN ermächtigen Sie Ihr Studio, Zahlungen von Ihrem Konto per SEPA-Lastschrift einzuziehen…"

   Mit Klick auf Speichern wird die IBAN verschlüsselt gespeichert und ein unterzeichnetes Mandat erstellt. Nach dem Speichern sind nur noch die letzten 4 Ziffern sichtbar.

   

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   Athlet abonniert einen IBAN-Plan

   Sobald der Athlet ein gültiges IBAN-Mandat hinterlegt hat, kann er jeden für SEPA-Lastschrift konfigurierten Mitgliedschaftsplan abonnieren.

   Der Plan erscheint in Mein Profil mit Status AKTIV, sobald der Branch-Admin die monatliche oder jährliche Rechnung ausführt.

   Tipp für Admins: Erstellen Sie Mitgliedschaftspläne mit "IBAN" im Namen, damit Athleten die Zahlungsmethode auf einen Blick erkennen.

   

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   Monatliche Rechnung ausführen

   Gehen Sie als Branch-Admin in der Seitenleiste zu Abrechnung.

   Klicken Sie auf Monats- und Jahresrechnung ausführen (oben rechts). Dadurch werden Rechnungen für alle aktiven Abonnements erzeugt, die in der aktuellen Periode fällig sind — einschließlich SEPA-Pläne.

   In der Produktion wird dieser Rechnungslauf außerdem jeweils am 1. Tag des Monats um 06:00 UTC automatisch ausgeführt.

   Die Zähler Ausstehend, Überfällig, Fehlgeschlagene Lastschrift und Gesamt ausstehend werden mit den neu erstellten Rechnungen aktualisiert.

   

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   Rechnungslauf im Simulationsmodus prüfen

   Bevor echte Rechnungen erstellt werden, bleiben Sie auf Abrechnung und nutzen Simulation ausführen im Bereich Simulationsmodus.

   Die Simulation ist schreibgeschützt. Es werden keine Rechnungsdokumente erstellt. Stattdessen sehen Sie:

   • Welche Athleten belastet würden
   • Den genauen Betrag pro Athlet
   • Den Gesamtbetrag des Laufs

   Nutzen Sie das vor dem echten Rechnungslauf, um Prorationen, Anmeldegebühren, neue Mitgliedschaften oder die Monatssumme zu prüfen.

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   SEPA-Lastschriftdatei exportieren

   Wählen Sie im Bereich SEPA-Lastschrift-Export den Monat aus und klicken Sie auf SEPA-Datei exportieren.

   Dies erzeugt eine pain.008-XML-Datei mit allen in diesem Monat fälligen Rechnungen mit gültigem Mandat. Laden Sie die Datei in das Online-Portal Ihrer Bank hoch, um den Lastschrifteinzug zu starten.

   Verwenden Sie unterhalb des Export-Panels CSV hochladen im Abschnitt Kontoauszugsabgleich, um die Zahlungen abzugleichen, sobald Ihre Bank die Einzüge bestätigt hat.

   

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   Eine zurückgegebene Lastschrift bearbeiten

   Wenn die Bank eine Lastschrift nach dem Export zurückgibt:

   Einfacher Abgleich

   1. Öffnen Sie Abrechnung und suchen Sie die Rechnungszeile.
   2. Klicken Sie auf Fehlgeschlagene Lastschrift.

   Dadurch erhält die Rechnung den Status Fehlgeschlagene Lastschrift und bleibt weiterhin offen.

   Für einen neuen Einzugsversuch exportieren Sie die SEPA-Datei erneut für den Fälligkeitsmonat dieser Rechnung, solange sie unbezahlt ist. Rechnungen mit fehlgeschlagener Lastschrift gelten weiterhin als offen und bleiben exportierbar. Wenn der Athlet auf anderem Weg zahlt, klicken Sie stattdessen auf Bezahlt.

   Vollständiger Bankabgleich

   Laden Sie die CSV des zurückgegebenen Kontoauszugs hoch. Eine negative Sollbuchung zu einer bereits bezahlten Rechnung wird als Rückgabe behandelt, und die Rechnung wechselt zurück auf Ausstehend, damit sie erneut eingezogen werden kann.

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   Athlet sieht seine Rechnung

   Athleten können alle ihre Rechnungen unter Meine Rechnungen einsehen.

   Jede Zeile zeigt:

   Spalte	Beschreibung
   Typ	Der Name des Mitgliedschaftsplans
   Betrag	Fälliger Betrag in der Branch-Währung
   Fällig	Fälligkeitsdatum
   Methode	Zahlungsmethode (z. B. MANUELL vor Bankbestätigung, oder SEPA danach)
   Status	AUSSTEHEND, BEZAHLT, ÜBERFÄLLIG oder FEHLGESCHLAGENE LASTSCHRIFT
   Aktionen	Rechnungs-PDF herunterladen

   

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    Rechnungs-PDF — Lastschriftankündigung

    Das herunterladbare Rechnungs-PDF dient als Vorabankündigung, die gemäß SEPA-Regeln erforderlich ist — Athleten müssen es erhalten, bevor die Lastschrift eingezogen wird.

    Es enthält:

    • Name und Adresse des Branchs
    • Rechnungsadresse des Athleten
    • Hinterlegte IBAN (nur letzte 4 Ziffern)
    • Mitgliedschaftsplan, Betrag und Fälligkeitsdatum
    • Zahlungsmethode: SEPA-Lastschrift
    • Rechnungsstatus und Mandatsreferenz

    SEPA-Vorabankündigungspflicht: Zahlungspflichtige müssen mindestens 1 Geschäftstag vor dem Einzugstermin benachrichtigt werden. Der Versand des Rechnungs-PDFs per E-Mail erfüllt diese Anforderung.