Importar atletas

Sube un CSV, pega una lista o fotografía tu roster — la IA prepara a cada atleta y les envía un enlace de invitación personalizado.

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   Abrir el modal de importación de atletas

   Ve a Atletas en la barra lateral.

   Haz clic en el botón Importar atletas en la esquina superior derecha de la página.

   Se abre el modal Importar atletas. Acepta tres formatos de entrada:

   Formato	Cuándo usarlo
   Archivo CSV	Tienes un export de hoja de cálculo existente
   PDF / foto	Tienes una lista impresa o una foto de una hoja de inscripción
   Texto pegado	Estás escribiendo o pegando una lista directamente

   Límites actuales

   Límite	Valor
   Tamaño máximo de archivo	8 MB
   Máximo de atletas procesados por importación	400 filas
   Sin IA	Solo CSV, usando los encabezados de columna estándar que aparecen más abajo en esta guía

   Si tu archivo contiene más de 400 atletas, Compteam importa los primeros 400 y te pide dividir el resto en un segundo lote.

   Tiempo esperado

   Estos tiempos son típicos, no garantizados. Dependen de la limpieza del archivo, de la calidad de la imagen o del PDF y de la latencia actual del proveedor de IA.

   Tipo de importación	Tiempo típico	Notas
   CSV estándar (IA desactivada)	2-8 segundos	La ruta más rápida; se analiza directamente en el servidor
   CSV con IA o texto pegado	15-45 segundos	Las importaciones grandes se leen por bloques
   PDF o foto con IA	20-60 segundos	La ruta más lenta; los escaneos o PDF de varias páginas tardan más

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   Pega tus datos — cualquier formato funciona

   Simplemente pega los datos que tengas — la IA se encarga del resto.

   No hay un orden de columnas requerido, ni encabezado, ni formato específico. El agente lee el texto tal cual y asigna automáticamente cada valor al campo correcto. Todo esto funciona:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   russel@gmail.com, Rich Russel, 02.04.2005
   1988-07-22 | Anna Kovacs | anna@kovacs.hu
   

   Formatos de fecha aceptados: DD.MM.YYYY, YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY.

   El agente prepara cada fila que puede resolver completamente y marca el resto como problemas (ver paso 4).

   Tres campos son obligatorios: nombre, correo electrónico y fecha de nacimiento. Cualquier fila que falte uno de ellos no se preparará hasta que se corrija.

   

   

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   Migrar datos de facturación y mandatos SEPA (opcional)

   Si estás migrando atletas desde otro sistema, puedes incluir datos de facturación directamente en tu CSV — el importador los transferirá a la cuenta de cada atleta en el momento en que se registre.

   Columnas opcionales que puedes añadir a tu CSV:

   Columna	Descripción
   iban	IBAN completo (se permiten espacios — p. ej. DE89 3704 0044 0532 0130 00)
   account_holder_name	Nombre en la cuenta bancaria
   address_line1	Calle y número
   address_line2	Apartamento, piso, etc. (opcional)
   city	Ciudad
   postal_code	Código postal
   country	Código de país de dos letras (p. ej. DE, AT)
   membership_plan	Nombre exacto del plan tal como aparece en tu sala (p. ej. Monthly Adult)
   signup_fee_paid	true/false. Usa true si un miembro migrado ya pagó la cuota de inscripción en otro sistema
   membership_end_date	Fecha de fin de contrato para un miembro ya cancelado. Formato recomendado: YYYY-MM-DD. Requiere membership_plan
   historical_membership_start_date	Fecha original de inicio de membresía para mostrar en el perfil del atleta. Formato recomendado: YYYY-MM-DD. Solo visualización — no afecta a la facturación

   Ejemplo:

   first_name,last_name,email,date_of_birth,iban,account_holder_name,membership_plan,signup_fee_paid,membership_end_date,historical_membership_start_date
   Jude,Mitchell,jude@mitch.de,1980-10-03,DE89370400440532013000,Jude Mitchell,Monthly Adult,true,2026-08-31,2019-05-01
   Anna,Kovacs,anna@kovacs.hu,1990-07-22,HU42117730161111101800000000,Anna Kovacs,,false,,2021-09-15
   

   Cómo funciona la migración de mandatos SEPA

   Proporcionar un IBAN migra la autorización de domiciliación existente de tu sistema anterior a C-TEAM:

   1. El IBAN se cifra y almacena en el almacén en el momento en que el atleta se registra — nadie puede leer el número completo tras la importación, solo los últimos cuatro dígitos son visibles.
   2. Se genera automáticamente una nueva referencia de mandato interna (con la fecha de hoy como fecha de firma). Esta referencia será diferente a la de tu sistema anterior. Antes de realizar el primer cobro por domiciliación a través de C-TEAM, debes notificarlo a tu banco y actualizar la referencia del mandato con ellos.
   3. El nombre del titular de la cuenta se almacena junto al IBAN y aparece en los archivos de exportación SEPA pain.008.

   Preasignación de plan de membresía

   Si incluyes una columna membership_plan y el nombre coincide con uno de tus planes activos, el plan se preasigna al atleta pendiente. Cuando se registre, la membresía se activa automáticamente, con efecto retroactivo al día 1 del mes de importación — el historial de facturación comienza desde la fecha correcta sin corrección manual.

   Si el nombre del plan no coincide con ningún plan activo en tu sala, la fila se marca como problema y no se prepara. Verifica el nombre del plan en Planes de membresía y corrige el CSV antes de reimportar.

   ¿Ya canceló o termina pronto?

   Si un miembro migrado ya canceló, añade membership_end_date con la fecha final del contrato. Este campo requiere membership_plan, porque la fecha de fin se guarda en la membresía importada. Las fechas futuras mantienen la membresía activa hasta esa fecha; las fechas pasadas crean la membresía como inactiva para que no se facture.

   ¿Necesitas la fecha original en el encabezado del perfil?

   Añade historical_membership_start_date con la fecha original de inicio de membresía en formato YYYY-MM-DD. Este valor es solo para mostrar: aparece en el perfil del atleta junto al código de nacionalidad y puede corregirse en modo migración, pero nunca cambia la facturación, el prorrateo ni las fechas de activación.

   ¿Ya pagó la cuota de inscripción? (miembros migrados)

   Si tu plan tiene una cuota de inscripción única y estás migrando miembros que ya la pagaron en tu sistema anterior, indica signup_fee_paid=true en el CSV. La primera factura solo incluirá la membresía, sin la cuota. Este campo solo tiene efecto cuando también se importa membership_plan; antes de la activación puedes seguir marcando o desmarcando Cuota de inscripción pagada junto al plan del atleta en la sección Registro pendiente.

   ¿Sin columna de plan? No hay problema. Los atletas se colocarán en una membresía de prueba como de costumbre al registrarse. También puedes asignar o cambiar un plan en cualquier momento desde la sección Registro pendiente en la página Atletas antes de que el atleta se registre.

   

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   Rellenar campos de perfil tras la importación — Modo migración

   Tras la importación, algunos campos del perfil del atleta — nacionalidad, fecha histórica de inicio de membresía, género, fecha de nacimiento, teléfono, ID de Smoothcomp y handle de Instagram — solo pueden ser editados por el propio atleta. Esto es intencionado: son datos personales o de migración que deben quedar bloqueados una vez que tu sala funcione con normalidad.

   Sin embargo, al migrar desde otro sistema probablemente ya dispongas de estos datos y quieras introducirlos antes de que los atletas se registren. El modo migración existe exactamente para esto.

   Cómo activar el modo migración

   Ve a Configuración de sede → Modo migración y activa el interruptor. Se vuelve ámbar para indicar que el modo está activo.

   Mientras el modo migración está activado:

   • Puedes editar la nacionalidad, la fecha histórica de inicio de membresía, el género, la fecha de nacimiento, el teléfono, el ID de Smoothcomp y el handle de Instagram en cualquier perfil de atleta desde la página Detalle del atleta
   • Puedes subir o reemplazar la foto de perfil de un atleta pasando el cursor sobre su avatar en la página Detalle del atleta y haciendo clic en la capa de carga que aparece

   Desactívalo una vez que hayas terminado

   El modo migración es una herramienta temporal. Una vez que hayas terminado de rellenar los datos históricos, vuelve a Configuración de sede y desactívalo. A partir de ese momento esos campos vuelven a estar bajo el control del atleta, que es el comportamiento correcto en el funcionamiento habitual.

   El peso y las horas de entrenamiento siempre son editables por los admins — son campos operativos que los entrenadores necesitan actualizar legítimamente en cualquier momento, con independencia del modo migración.

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   Importar sin IA (solo CSV)

   Por defecto, se usa IA para leer tu archivo — ya sea un CSV, un PDF, una foto o texto pegado — y asignar los datos a los campos correctos.

   Si prefieres no enviar ningún dato de atletas a un proveedor de IA, marca "Desactivar IA para esta importación" en el modal Importar atletas. Con esta opción:

   • Los archivos CSV se siguen importando, pero se analizan directamente usando un conjunto fijo de encabezados de columna — sin IA
   • Las importaciones de PDF, foto y texto pegado no están disponibles — solo se puede usar un CSV con los encabezados exactos indicados a continuación

   Encabezados de columna CSV requeridos, en orden

   La primera fila de tu CSV debe contener exactamente estos encabezados (en minúsculas, separados por comas). Nombre, apellido y fecha de nacimiento son siempre obligatorios; el correo es obligatorio para atletas adultos. El resto puede dejarse vacío:

   #	Encabezado	¿Obligatorio?	Notas
   1	first_name	Obligatorio
   2	last_name	Obligatorio
   3	email	Obligatorio (salvo que is_kid sea verdadero)	Los menores sin email reciben automáticamente una dirección temporal
   4	date_of_birth	Obligatorio	Formato AAAA-MM-DD, debe ser una fecha pasada
   5	gender	Opcional	male, female u other
   6	belt	Opcional	Uno de: white, grey, grey-white, grey-black, yellow, yellow-white, yellow-black, orange, orange-white, orange-black, green, green-white, green-black, blue, purple, brown, black, coral, red (por defecto white)
   7	stripes	Opcional	Número de franjas del cinturón de 0 a 11 (por defecto 0)
   8	is_kid	Opcional	true/false (o 1/yes)
   9	guardian_email	Opcional	Para menores, este tutor se invita o vincula automáticamente cuando se activa el menor
   10	address_line1	Opcional
   11	address_line2	Opcional
   12	city	Opcional
   13	postal_code	Opcional
   14	country	Opcional
   15	account_holder_name	Opcional	Nombre del titular de la cuenta bancaria
   16	iban	Opcional
   17	membership_plan	Opcional	Debe coincidir exactamente con el nombre de un plan existente
   18	signup_fee_paid	Opcional	true/false (también acepta yes, paid o waived). Requiere membership_plan; omite la cuota de inscripción única en la primera factura
   19	membership_end_date	Opcional	Fecha de fin de contrato en formato YYYY-MM-DD. Requiere membership_plan; las fechas pasadas crean membresías inactivas
   20	historical_membership_start_date	Opcional	Fecha de inicio de membresía solo visual en formato YYYY-MM-DD. Se muestra en el perfil del atleta y no afecta a la facturación

   Cualquier columna adicional en tu archivo se ignora. Si falta uno de los encabezados obligatorios, la importación se rechaza con un error que indica la(s) columna(s) que faltan.

   belt y stripes se preparan juntos. Cuando un adulto reclama el registro pendiente, o cuando un admin activa el perfil de un menor, ambos valores se escriben en el estado de cinturón del atleta para esa sede.

   Descargar plantilla CSV de ejemplo · Descargar en Excel (.xlsx)

   Para más detalles sobre cómo Compteam protege los datos de los atletas — incluidos los datos bancarios — al usar IA, consulta IA y privacidad de datos.

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   Revisar el resumen

   Tras el análisis, el modal muestra un resumen en cuatro fichas:

   Ficha	Significado
   Filas	Total de filas detectadas en la entrada
   Preparados	Atletas listos para ser invitados — sin problemas encontrados
   Omitidos	Filas ignoradas por el parser (líneas en blanco, encabezados)
   Problemas	Filas que necesitan atención antes de poder prepararse

   Un contador Preparados mayor que 0 y Problemas en 0 significa que puedes continuar.

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   Corregir los problemas

   Si Problemas es mayor que 0, una tabla bajo el resumen lista cada problema por fila, campo y descripción en lenguaje claro.

   Problemas frecuentes y cómo resolverlos:

   Campo obligatorio faltante — no se encontró el nombre, la fecha de nacimiento o el correo de un atleta adulto en esa fila.

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de      ← sin fecha de nacimiento → marcado
   

   Añade el valor que falta y pega de nuevo la lista corregida:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   

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   Atleta ya registrado en otra sala — la dirección de correo ya está vinculada a una cuenta en otro lugar. Ese atleta no puede reimportarse; tendría que transferirse de sala a través de su gimnasio actual.

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   El agente vuelve a analizar inmediatamente cada vez que actualizas la entrada. Una vez resueltas todas las filas, la tabla de problemas desaparece y todas las filas pasan a Preparados.

   

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   Todas las filas preparadas — importación completada

   En cuanto Problemas llega a 0, todas las filas pasan a Preparados y la importación está completa por tu parte.

   Por qué no creamos cuentas activas ni enviamos contraseñas

   Enviar una contraseña por correo es un riesgo de seguridad — el mensaje puede interceptarse, reenviarse o llegar a la bandeja equivocada. En su lugar, cada atleta crea su propia cuenta con un método que controla: correo + contraseña que establece él mismo, o inicio de sesión social (Google o Facebook). Sus credenciales quedan completamente fuera de tus manos, manteniendo la plataforma conforme a las buenas prácticas de seguridad.

   Qué ocurre cuando el atleta se registra o se activa el menor

   Todos los datos que importaste — nombre, fecha de nacimiento, cinturón, franjas, peso y cualquier otro registro ya en el sistema — se precargan en la cuenta en el momento en que se crea. El atleta solo necesita registrarse; no se le pedirá que rellene nada. Su perfil está listo para usar de inmediato.

   Los registros de menores funcionan de otra forma: los activa un admin como perfiles gestionados, sin inicio de sesión del niño. Si la fila importada incluía guardian_email, al activar al menor se vincula automáticamente una cuenta de tutor existente o se envía a ese tutor una invitación para registrarse y gestionar al menor.

   Los atletas pueden registrarse:

   • Escaneando el QR de la sala desde tu cartel de captación
   • Visitando directamente la página de registro y seleccionando tu sala

   Pueden registrarse con un correo y una contraseña que elijan, o con su cuenta de Google o Facebook existente — sin necesidad de contraseña.

   Haz clic en Listo para cerrar el modal, o en Importar otro archivo para preparar un segundo lote.

   

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   Enviar enlaces de registro — correo o WhatsApp

   Tras la importación, tus atletas aparecen en la sección Registro pendiente en la página Atletas. Cada fila muestra un desplegable de plan, una casilla Cuota de inscripción pagada y el botón de invitación o activación — todo en una cuadrícula de ancho fijo para que queden alineados independientemente de la longitud del nombre del plan.

   Activar menores importados

   Las filas marcadas como is_kid=true muestran Activar menor en lugar de una invitación de autorregistro. Al activar al menor se crea inmediatamente el perfil infantil gestionado. Si se importó guardian_email, Compteam vincula automáticamente a ese tutor si ya tiene cuenta, o le envía un email de invitación para crear una cuenta y aceptar el vínculo con el menor.

   Asignar un plan de membresía antes de invitar (opcional)

   Usa el desplegable para preasignar un plan antes de enviar el enlace de invitación. Cuando el atleta se registre, el plan se activará automáticamente — sin pasos manuales posteriores.

   Cuota de inscripción pagada (miembros migrados)

   Junto al desplegable hay una casilla Cuota de inscripción pagada. Solo está activa cuando el plan seleccionado tiene una cuota de inscripción única configurada. Márcala para los miembros que ya pagaron tu cuota en un sistema anterior — su primera factura solo incluirá la membresía, sin la cuota. La casilla se restablece automáticamente si devuelves el plan a Sin plan.

   Enviar enlace de invitación (correo)

   Haz clic en Enviar enlace de invitación y la plataforma envía un correo directamente a la dirección del atleta con un enlace de registro personal. El enlace rellena previamente su dirección de correo, solo tiene que establecer una contraseña y ya está dentro. Una vez enviado, el botón cambia a Reenviar invitación — puedes reenviarlo en cualquier momento si el correo no llegó o fue a la carpeta de spam.

   Copiar enlace y enviar por WhatsApp (o cualquier otro canal)

   Tras hacer clic en Enviar enlace de invitación, aparece un botón Copiar enlace junto a él. Tócalo y el enlace de registro personal se copia en el portapapeles. Puedes pegarlo directamente en un mensaje de WhatsApp, SMS o cualquier mensajería.

   El enlace es personal. Rellena previamente la dirección de correo del atleta y, si preasignaste un plan, lo activa automáticamente al registrarse. No compartas el enlace de un atleta con otra persona.