Importer des athlètes

Importez un CSV, collez une liste ou photographiez votre liste — l'IA prépare chaque athlète et leur envoie un lien d'invitation personnalisé.

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   Ouvrir le modal d'importation d'athlètes

   Accédez à Athlètes dans la barre latérale.

   Cliquez sur le bouton Importer des athlètes en haut à droite de la page.

   Le modal Importer des athlètes s'ouvre. Il accepte trois formats d'entrée :

   Format	Quand l'utiliser
   Fichier CSV	Vous disposez d'un export de tableur existant
   PDF / photo	Vous avez une liste imprimée ou une photo d'une fiche d'inscription
   Texte collé	Vous saisissez ou collez une liste directement

   Limites actuelles

   Limite	Valeur
   Taille maximale du fichier	8 Mo
   Nombre maximal d'athlètes traités par import	400 lignes
   Sans IA	CSV uniquement, avec les en-têtes de colonnes standard indiqués plus loin dans ce guide

   Si votre fichier contient plus de 400 athlètes, Compteam importe les 400 premiers et vous demande de diviser le reste dans un second lot.

   Temps de traitement attendu

   Ces durées sont typiques, sans garantie. Elles dépendent de la qualité du fichier, de la qualité de l'image ou du PDF, et de la latence actuelle du fournisseur d'IA.

   Type d'import	Durée typique	Remarques
   CSV standard (IA désactivée)	2-8 secondes	Chemin le plus rapide ; analyse directe sur le serveur
   CSV IA ou texte collé	15-45 secondes	Les gros imports sont lus par lots
   PDF ou photo avec IA	20-60 secondes	Chemin le plus lent ; les scans ou PDF multi-pages prennent plus de temps

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   Coller vos données — n'importe quel format fonctionne

   Collez simplement les données dont vous disposez — l'IA s'occupe du reste.

   Il n'y a pas d'ordre de colonnes requis, pas d'en-tête, pas de format spécifique. L'agent lit le texte brut et associe automatiquement chaque valeur au bon champ. Tout ceci fonctionne :

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   russel@gmail.com, Rich Russel, 02.04.2005
   1988-07-22 | Anna Kovacs | anna@kovacs.hu
   

   Formats de date acceptés : DD.MM.YYYY, YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY.

   L'agent prépare chaque ligne qu'il peut résoudre complètement et signale le reste comme problèmes (voir l'étape 4).

   Trois champs sont obligatoires : nom, e-mail et date de naissance. Toute ligne ne comportant pas l'un d'eux ne sera pas préparée tant qu'elle n'aura pas été corrigée.

   

   

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   Migration des données de facturation et mandats SEPA (optionnel)

   Si vous migrez des athlètes depuis un autre système, vous pouvez inclure les données de facturation directement dans votre CSV — l'importateur les transmettra au compte de chaque athlète dès son inscription.

   Colonnes optionnelles que vous pouvez ajouter à votre CSV :

   Colonne	Description
   iban	IBAN complet (espaces autorisés — ex. DE89 3704 0044 0532 0130 00)
   account_holder_name	Nom sur le compte bancaire
   address_line1	Rue et numéro
   address_line2	Appartement, étage, etc. (optionnel)
   city	Ville
   postal_code	Code postal
   country	Code pays à deux lettres (ex. DE, AT)
   membership_plan	Nom exact du plan tel qu'il apparaît dans votre salle (ex. Monthly Adult)
   signup_fee_paid	true/false. Utilisez true si un membre migré a déjà payé les frais d'inscription ailleurs
   membership_end_date	Date de fin de contrat pour un membre déjà résilié. Format recommandé : YYYY-MM-DD. Nécessite membership_plan
   historical_membership_start_date	Date de début d'adhésion d'origine à afficher dans le profil athlète. Format recommandé : YYYY-MM-DD. Affichage uniquement — n'affecte pas la facturation

   Exemple :

   first_name,last_name,email,date_of_birth,iban,account_holder_name,membership_plan,signup_fee_paid,membership_end_date,historical_membership_start_date
   Jude,Mitchell,jude@mitch.de,1980-10-03,DE89370400440532013000,Jude Mitchell,Monthly Adult,true,2026-08-31,2019-05-01
   Anna,Kovacs,anna@kovacs.hu,1990-07-22,HU42117730161111101800000000,Anna Kovacs,,false,,2021-09-15
   

   Comment fonctionne la migration des mandats SEPA

   Fournir un IBAN migre l'autorisation de prélèvement existante de votre ancien système vers C-TEAM :

   1. L'IBAN est chiffré et stocké dans le coffre-fort dès l'inscription de l'athlète — personne ne peut lire le numéro complet après l'import, seuls les quatre derniers chiffres sont visibles.
   2. Une nouvelle référence de mandat interne est générée automatiquement (avec la date du jour comme date de signature). Cette référence sera différente de celle de votre ancien système. Avant de procéder au premier prélèvement via C-TEAM, vous devez en informer votre banque et mettre à jour la référence de mandat auprès d'elle.
   3. Le nom du titulaire du compte est stocké avec l'IBAN et apparaît dans les fichiers d'export SEPA pain.008.

   Pré-affectation du plan d'abonnement

   Si vous incluez une colonne membership_plan et que le nom correspond à l'un de vos plans actifs, le plan est pré-assigné à l'athlète en attente. Lorsqu'il s'inscrit, l'abonnement est activé automatiquement, avec effet rétroactif au 1er du mois d'importation — l'historique de facturation commence ainsi à la bonne date, sans correction manuelle.

   Si le nom du plan ne correspond à aucun plan actif de votre salle, la ligne est signalée comme problème et non préparée. Vérifiez le nom du plan dans Formules d'abonnement et corrigez le CSV avant de réimporter.

   Déjà résilié ou fin proche ?

   Si un membre migré a déjà résilié, ajoutez membership_end_date avec la date finale du contrat. Ce champ nécessite membership_plan, car la date de fin est enregistrée sur l'abonnement importé. Les dates futures maintiennent l'abonnement actif jusqu'à cette date ; les dates passées créent l'abonnement comme inactif afin qu'il ne soit pas facturé.

   Besoin de la date d'origine dans l'en-tête du profil ?

   Ajoutez historical_membership_start_date avec la date de début d'adhésion d'origine au format YYYY-MM-DD. Cette valeur est uniquement affichée : elle apparaît dans le profil athlète à côté du code de nationalité et peut être corrigée en mode migration, mais elle ne modifie jamais la facturation, la proratisation ni les dates d'activation.

   Frais d'inscription déjà réglés ? (membres migrés)

   Si votre plan comporte des frais d'inscription uniques et que vous migrez des membres qui les ont déjà réglés dans votre système précédent, indiquez signup_fee_paid=true dans le CSV. La première facture ne comprendra alors que l'abonnement, sans les frais. Ce champ ne prend effet que si membership_plan est aussi importé ; vous pouvez toujours cocher ou décocher Frais d'inscription réglés à côté du plan de l'athlète dans la section Inscription en attente avant l'activation.

   Pas de colonne plan ? Pas de problème. Les athlètes seront placés sur un abonnement d'essai comme d'habitude lors de leur inscription. Vous pouvez également attribuer ou modifier un plan à tout moment depuis la section Inscription en attente sur la page Athlètes avant l'inscription de l'athlète.

   

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   Renseigner les champs de profil après l'import — Mode migration

   Après l'import, certains champs du profil athlete — nationalité, date historique de début d'adhésion, genre, date de naissance, téléphone, ID Smoothcomp et handle Instagram — ne peuvent être modifiés que par l'athlète lui-même. C'est intentionnel : ces champs sont des données personnelles ou de migration qui doivent rester verrouillées une fois votre salle en fonctionnement normal.

   Cependant, lors d'une migration depuis un autre système, vous disposez probablement déjà de ces données et souhaitez les saisir avant que les athlètes ne s'inscrivent. Le mode migration existe précisément pour cela.

   Comment activer le mode migration

   Allez dans Paramètres de la section → Mode migration et activez le bouton. Il devient ambré pour indiquer que le mode est actif.

   Tant que le mode migration est activé :

   • Vous pouvez modifier la nationalité, la date historique de début d'adhésion, le genre, la date de naissance, le téléphone, l'ID Smoothcomp et le handle Instagram sur n'importe quel profil d'athlète depuis la page Détail de l'athlète
   • Vous pouvez téléverser ou remplacer la photo de profil d'un athlète en survolant son avatar sur la page Détail de l'athlète et en cliquant sur l'overlay de téléversement qui apparaît

   Désactivez-le une fois terminé

   Le mode migration est un outil temporaire. Une fois que vous avez fini de renseigner vos données historiques, retournez dans Paramètres de la section et désactivez-le. À partir de ce moment, ces champs redeviennent contrôlés par l'athlète, ce qui est le comportement correct en fonctionnement normal.

   Le poids et les heures d'entraînement sont toujours modifiables par les admins — ce sont des champs opérationnels que les entraîneurs ont légitimement besoin de mettre à jour à tout moment, indépendamment du mode migration.

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   Importer sans IA (CSV uniquement)

   Par défaut, l'IA est utilisée pour lire votre fichier — qu'il s'agisse d'un CSV, d'un PDF, d'une photo ou d'un texte collé — et associer les données aux bons champs.

   Si vous préférez ne transmettre aucune donnée d'athlète à un fournisseur d'IA, cochez « Désactiver l'IA pour cet import » dans le modal Importer des athlètes. Avec cette option :

   • Les fichiers CSV sont toujours importés, mais analysés directement à l'aide d'un ensemble fixe d'en-têtes de colonnes — sans IA
   • Les imports PDF, photo et texte collé ne sont pas disponibles — seul un CSV avec les en-têtes exacts ci-dessous peut être utilisé

   En-têtes de colonnes CSV requis, dans l'ordre

   La première ligne de votre CSV doit contenir exactement ces en-têtes (en minuscules, séparés par des virgules). Le prénom, le nom et la date de naissance sont toujours obligatoires ; l'e-mail est obligatoire pour les athlètes adultes. Les autres champs peuvent être laissés vides :

   #	En-tête	Obligatoire ?	Remarques
   1	first_name	Obligatoire
   2	last_name	Obligatoire
   3	email	Obligatoire (sauf si is_kid est vrai)	Les enfants sans e-mail reçoivent automatiquement une adresse temporaire
   4	date_of_birth	Obligatoire	Format AAAA-MM-JJ, doit être dans le passé
   5	gender	Optionnel	male, female ou other
   6	belt	Optionnel	L'une des valeurs : white, grey, grey-white, grey-black, yellow, yellow-white, yellow-black, orange, orange-white, orange-black, green, green-white, green-black, blue, purple, brown, black, coral, red (par défaut white)
   7	stripes	Optionnel	Nombre de barrettes de ceinture de 0 à 11 (par défaut 0)
   8	is_kid	Optionnel	true/false (ou 1/yes)
   9	guardian_email	Optionnel	Pour les enfants, ce gardien est invité ou lié automatiquement quand l'enfant est activé
   10	address_line1	Optionnel
   11	address_line2	Optionnel
   12	city	Optionnel
   13	postal_code	Optionnel
   14	country	Optionnel
   15	account_holder_name	Optionnel	Nom du titulaire du compte bancaire
   16	iban	Optionnel
   17	membership_plan	Optionnel	Doit correspondre exactement au nom d'un plan existant
   18	signup_fee_paid	Optionnel	true/false (accepte aussi yes, paid ou waived). Nécessite membership_plan ; ignore les frais d'inscription uniques sur la première facture
   19	membership_end_date	Optionnel	Date de fin de contrat au format YYYY-MM-DD. Nécessite membership_plan ; les dates passées créent des abonnements inactifs
   20	historical_membership_start_date	Optionnel	Date de début d'adhésion affichée uniquement au format YYYY-MM-DD. Visible dans le profil athlète et sans effet sur la facturation

   Toute colonne supplémentaire dans votre fichier est ignorée. Si l'un des en-têtes obligatoires est manquant, l'import est rejeté avec une erreur listant la ou les colonnes manquantes.

   belt et stripes sont préparés ensemble. Quand un adulte réclame l'inscription en attente, ou quand un admin active un profil enfant, les deux valeurs sont écrites dans l'état de ceinture de l'athlète pour cette section.

   Télécharger le modèle CSV d'exemple · Télécharger en Excel (.xlsx)

   Pour un détail complet sur la manière dont Compteam protège les données des athlètes — y compris les coordonnées bancaires — lors de l'utilisation de l'IA, consultez IA et confidentialité des données.

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   Vérifier le résumé

   Après l'analyse, le modal affiche un récapitulatif en quatre tuiles :

   Tuile	Signification
   Lignes	Nombre total de lignes détectées dans l'entrée
   Préparées	Athlètes prêts à être invités — aucun problème détecté
   Ignorées	Lignes ignorées par le parser (lignes vides, en-têtes)
   Problèmes	Lignes nécessitant une correction avant d'être préparées

   Un compteur Préparées supérieur à 0 et Problèmes à 0 signifie que vous êtes prêt à continuer.

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   Corriger les problèmes éventuels

   Si Problèmes est supérieur à 0, un tableau sous le résumé liste chaque problème par ligne, champ et description en clair.

   Problèmes courants et comment les résoudre :

   Champ obligatoire manquant — le nom, la date de naissance ou l'e-mail d'un athlète adulte n'a pas été trouvé dans cette ligne.

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de      ← pas de date de naissance → signalé
   

   Ajoutez la valeur manquante et recollez la liste corrigée :

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   

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   Athlète déjà inscrit dans une autre salle — l'adresse e-mail est déjà liée à un compte ailleurs. Cet athlète ne peut pas être réimporté ; il devrait transférer sa salle via son gym actuel.

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   L'agent réanalyse immédiatement chaque fois que vous mettez à jour l'entrée. Une fois toutes les lignes résolues, le tableau des problèmes disparaît et toutes les lignes passent à Préparées.

   

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   Toutes les lignes préparées — import terminé

   Dès que Problèmes atteint 0, toutes les lignes passent à Préparées et l'import est terminé de votre côté.

   Pourquoi nous ne créons pas de comptes actifs ni n'envoyons de mots de passe

   Envoyer un mot de passe par e-mail est un risque de sécurité — le message peut être intercepté, transféré ou atterrir dans la mauvaise boîte. À la place, chaque athlète crée son propre compte selon une méthode qu'il contrôle : e-mail + mot de passe qu'il définit lui-même, ou connexion sociale (Google ou Facebook). Ses identifiants restent entièrement hors de vos mains, ce qui maintient la plateforme conforme aux bonnes pratiques de sécurité.

   Ce qui se passe quand l'athlète s'inscrit ou quand l'enfant est activé

   Toutes les données que vous avez importées — nom, date de naissance, ceinture, barrettes, poids et tout autre enregistrement déjà dans le système — sont pré-chargées dans le compte dès sa création. L'athlète n'a qu'à s'inscrire ; il ne lui sera rien demandé à remplir. Son profil est prêt à l'emploi immédiatement.

   Les fiches enfants fonctionnent différemment : elles sont activées par un admin comme profils gérés, sans connexion pour l'enfant. Si la ligne importée contient guardian_email, l'activation de l'enfant lie automatiquement un compte gardien existant ou envoie à ce gardien une invitation à créer un compte et accepter le lien avec l'enfant.

   Les athlètes peuvent s'inscrire en :

   • Scannant le QR code de la salle depuis votre affiche de recrutement
   • Visitant directement la page d'inscription et en sélectionnant votre salle

   Ils peuvent s'inscrire avec un e-mail et un mot de passe de leur choix, ou avec leur compte Google ou Facebook existant — sans mot de passe requis.

   Cliquez sur Terminé pour fermer le modal, ou sur Importer un autre fichier pour préparer un deuxième lot.

   

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   Envoyer les liens d'inscription — e-mail ou WhatsApp

   Après l'import, vos athlètes apparaissent dans la section Inscription en attente sur la page Athlètes. Chaque ligne affiche une liste déroulante de plan, une case Frais d'inscription réglés et le bouton d'invitation ou d'activation — le tout dans une grille à largeur fixe pour rester aligné quelle que soit la longueur du nom du plan.

   Activer les enfants importés

   Les lignes marquées is_kid=true affichent Activer l'enfant au lieu d'une invitation d'auto-inscription. L'activation crée immédiatement le profil enfant géré. Si guardian_email a été importé, Compteam lie automatiquement ce gardien s'il a déjà un compte, ou lui envoie un e-mail d'invitation pour créer un compte et accepter le lien avec l'enfant.

   Attribuer un plan d'abonnement avant d'inviter (optionnel)

   Utilisez la liste déroulante pour pré-attribuer un plan avant d'envoyer le lien d'invitation. Lorsque l'athlète s'inscrit, le plan s'active automatiquement — aucune action manuelle n'est nécessaire ensuite.

   Frais d'inscription réglés (membres migrés)

   À côté de la liste déroulante se trouve une case Frais d'inscription réglés. Elle n'est active que lorsque le plan sélectionné comporte des frais d'inscription uniques. Cochez-la pour les membres qui ont déjà réglé vos frais dans un système précédent — leur première facture ne comprendra alors que l'abonnement, sans les frais. La case se réinitialise automatiquement si vous remettez le plan à Aucun plan.

   Envoyer le lien d'invitation (e-mail)

   Cliquez sur Envoyer le lien d'invitation et la plateforme envoie un e-mail directement à l'adresse de l'athlète avec un lien d'inscription personnel. Le lien pré-remplit son adresse e-mail, il n'a plus qu'à définir un mot de passe et c'est fait. Une fois envoyé, le bouton devient Renvoyer l'invitation — vous pouvez le renvoyer à tout moment si l'e-mail a été raté ou a atterri dans les spams.

   Copier le lien et l'envoyer via WhatsApp (ou tout autre canal)

   Après avoir cliqué sur Envoyer le lien d'invitation, un bouton Copier le lien apparaît à côté. Appuyez dessus pour copier le lien d'inscription personnel dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite le coller directement dans un message WhatsApp, un SMS ou n'importe quel messager.

   Le lien est personnel. Il pré-remplit l'adresse e-mail de l'athlète et, si vous avez pré-attribué un plan, active ce plan automatiquement lors de son inscription. Ne partagez pas le lien d'un athlète avec une autre personne.