Import zawodników

Prześlij plik CSV, wklej listę lub sfotografuj listę zawodników — AI przygotowuje profil każdego zawodnika i wysyła mu spersonalizowany link z zaproszeniem.

1. 1

   Otwórz okno importu zawodników

   Przejdź do Zawodnicy w panelu bocznym.

   Kliknij przycisk Importuj zawodników w prawym górnym rogu strony.

   Otwiera się okno Importuj zawodników. Akceptuje trzy formaty wejściowe:

   Format	Kiedy używać
   Plik CSV	Masz istniejący eksport z arkusza kalkulacyjnego
   PDF / zdjęcie	Masz wydrukowaną listę lub zdjęcie karty zapisów
   Wklejony tekst	Wpisujesz lub wklejasz listę bezpośrednio

   Aktualne limity

   Limit	Wartość
   Maksymalny rozmiar pliku	8 MB
   Maksymalna liczba zawodników przetwarzanych w jednym imporcie	400 wierszy
   Bez AI	Tylko CSV, z użyciem standardowych nagłówków kolumn pokazanych dalej w tym przewodniku

   Jeśli plik zawiera więcej niż 400 zawodników, Compteam zaimportuje pierwsze 400 i poprosi o podzielenie reszty na drugą partię.

   Oczekiwany czas

   To typowe czasy, a nie gwarancja. Zależą od jakości pliku, jakości obrazu lub PDF-a oraz bieżących opóźnień dostawcy AI.

   Typ importu	Typowy czas	Uwagi
   Standardowy CSV (AI wyłączone)	2-8 sekund	Najszybsza ścieżka; parsowanie bezpośrednio po stronie serwera
   CSV z AI lub wklejony tekst	15-45 sekund	Większe importy są czytane partiami
   PDF lub zdjęcie z AI	20-60 sekund	Najwolniejsza ścieżka; skany i wielostronicowe PDF-y trwają dłużej

2. 2

   Wklej swoje dane — działa każdy format

   Wklej po prostu dane, które masz — AI zajmie się resztą.

   Nie jest wymagana żadna kolejność kolumn, nagłówek czy konkretny format. Agent odczytuje surowy tekst i automatycznie mapuje każdą wartość na właściwe pole. Wszystkie poniższe przykłady działają:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   russel@gmail.com, Rich Russel, 02.04.2005
   1988-07-22 | Anna Kovacs | anna@kovacs.hu
   

   Akceptowane formaty dat: DD.MM.YYYY, YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY.

   Agent przygotowuje każdy wiersz, który może w pełni rozwiązać, a resztę oznacza jako problemy (zob. krok 4).

   Trzy pola są obowiązkowe: imię i nazwisko, e-mail oraz data urodzenia. Każdy wiersz, w którym brakuje jednego z nich, nie zostanie przygotowany, dopóki nie zostanie poprawiony.

   

   

3. 3

   Migracja danych rozliczeniowych i mandatów SEPA (opcjonalnie)

   Jeśli migrujesz zawodników z innego systemu, możesz dołączyć dane rozliczeniowe bezpośrednio w pliku CSV — importer przeniesie je na konto każdego zawodnika w momencie rejestracji.

   Opcjonalne kolumny, które możesz dodać do CSV:

   Kolumna	Opis
   iban	Pełny numer IBAN (spacje dozwolone — np. DE89 3704 0044 0532 0130 00)
   account_holder_name	Nazwa posiadacza konta bankowego
   address_line1	Ulica i numer
   address_line2	Mieszkanie, piętro itd. (opcjonalnie)
   city	Miasto
   postal_code	Kod pocztowy
   country	Dwuliterowy kod kraju (np. DE, AT)
   membership_plan	Nazwa planu dokładnie taka, jak w Twoim branchu (np. Monthly Adult)
   signup_fee_paid	true/false. Użyj true, jeśli migrowany członek zapłacił już opłatę rejestracyjną gdzie indziej
   membership_end_date	Data zakończenia umowy dla członka, który już zrezygnował. Zalecany format: YYYY-MM-DD. Wymaga membership_plan
   historical_membership_start_date	Oryginalna data rozpoczęcia członkostwa wyświetlana w profilu zawodnika. Zalecany format: YYYY-MM-DD. Tylko do wyświetlania — nie wpływa na rozliczenia

   Przykład:

   first_name,last_name,email,date_of_birth,iban,account_holder_name,membership_plan,signup_fee_paid,membership_end_date,historical_membership_start_date
   Jude,Mitchell,jude@mitch.de,1980-10-03,DE89370400440532013000,Jude Mitchell,Monthly Adult,true,2026-08-31,2019-05-01
   Anna,Kovacs,anna@kovacs.hu,1990-07-22,HU42117730161111101800000000,Anna Kovacs,,false,,2021-09-15
   

   Jak działa migracja mandatów SEPA

   Podanie numeru IBAN przenosi istniejące upoważnienie do polecenia zapłaty z Twojego starego systemu do C-TEAM:

   1. Numer IBAN jest szyfrowany i zapisywany w skarbcu w momencie rejestracji zawodnika — nikt nie może odczytać pełnego numeru po imporcie, widoczne są tylko ostatnie cztery cyfry.
   2. Automatycznie generowana jest nowa wewnętrzna referencja mandatu (z dzisiejszą datą jako datą podpisania). Ta referencja będzie różnić się od tej w Twoim starym systemie. Przed pobraniem pierwszej płatności przez C-TEAM musisz powiadomić swój bank i zaktualizować u niego referencję mandatu.
   3. Nazwa posiadacza konta jest zapisywana wraz z numerem IBAN i pojawia się w plikach eksportu SEPA pain.008.

   Wcześniejsze przypisanie planu członkostwa

   Jeśli dodasz kolumnę membership_plan i nazwa planu odpowiada jednemu z aktywnych planów Twojego branchu, plan zostaje wcześniej przypisany do oczekującego zawodnika. Po rejestracji członkostwo aktywuje się automatycznie, z datą wsteczną na 1. dzień miesiąca, w którym zawodnik został zaimportowany — historia rozliczeń zaczyna się więc od właściwej daty, bez ręcznej korekty.

   Jeśli nazwa planu nie odpowiada żadnemu aktywnemu planowi w Twoim branchu, wiersz zostaje oznaczony jako problem i nie jest przygotowywany. Sprawdź nazwę planu w Planach członkostwa i popraw plik CSV przed ponownym importem.

   Już zrezygnował albo kończy wkrótce?

   Jeśli migrowany członek już zrezygnował, dodaj membership_end_date z końcową datą umowy. To pole wymaga membership_plan, ponieważ data końca jest zapisywana na importowanym członkostwie. Przyszłe daty końca utrzymują członkostwo jako aktywne do tego dnia; przeszłe daty tworzą członkostwo jako nieaktywne, aby nie było fakturowane.

   Potrzebujesz oryginalnej daty w nagłówku profilu?

   Dodaj historical_membership_start_date z oryginalną datą rozpoczęcia członkostwa w formacie YYYY-MM-DD. Ta wartość służy wyłącznie do wyświetlania: pojawia się w profilu zawodnika obok kodu narodowości i można ją poprawić w trybie migracji, ale nigdy nie zmienia rozliczeń, proraty ani dat aktywacji.

   Opłata rejestracyjna już zapłacona? (migrowani członkowie)

   Jeśli Twój plan ma jednorazową opłatę rejestracyjną, a migrujesz członków, którzy już ją zapłacili w poprzednim systemie, ustaw w CSV signup_fee_paid=true. Pierwsza faktura pominie wtedy opłatę rejestracyjną i rozliczy tylko członkostwo. To pole działa tylko wtedy, gdy importujesz również membership_plan; przed aktywacją nadal możesz zaznaczyć lub odznaczyć Opłata rejestracyjna zapłacona przy planie zawodnika w sekcji Oczekująca rejestracja.

   Brak kolumny z planem? Nie ma problemu. Zawodnicy zostaną umieszczeni na członkostwie próbnym jak zwykle podczas rejestracji. Możesz też w każdej chwili przypisać lub zmienić plan w sekcji Oczekująca rejestracja na stronie Zawodnicy, zanim zawodnik się zarejestruje.

   Przykład — brak proporcjonalnego rozliczenia na pierwszej fakturze

   Jude jest importowany 10 czerwca z wcześniej przypisanym przez kolumnę membership_plan planem Monthly Adult – IBAN (49,00 EUR/miesiąc). Rejestruje się kilka dni później, a jego członkostwo zostaje natychmiast aktywowane, z datą wsteczną na 1 czerwca — 1. dzień miesiąca, w którym został zaimportowany, a nie dzień jego rejestracji.

   1 lipca administrator branchu wykonuje Monthly & Yearly Invoice. Ponieważ członkostwo Jude'a zaczęło się 1. dnia miesiąca, czerwiec nie jest proratowany:

   Członkostwo czerwiec (pełny miesiąc): 49,00 EUR
   

   Jeśli Jude zarejestrowałby się samodzielnie 10 czerwca bez wcześniej przypisanego planu — czyli przy normalnej samodzielnej rejestracji — jego członkostwo zaczęłoby się w dniu zapisu, a czerwiec zostałby proporcjonalnie rozliczony do 21/30 dni (49,00 EUR × 21/30 = 34,30 EUR). Rejestrowanie z datą wsteczną przy imporcie pozwala tego uniknąć: zawodnik, który trenował już przed dodaniem go do C-TEAM, jest rozliczany za cały miesiąc — tak jak byłby rozliczany w Twoim starym systemie.

   

4. 4

   Uzupełnianie pól profilu po imporcie — Tryb migracji

   Po imporcie niektóre pola profilu zawodnika — narodowość, historyczna data rozpoczęcia członkostwa, płeć, data urodzenia, telefon, ID Smoothcomp i nick na Instagramie — mogą być edytowane wyłącznie przez samego zawodnika. Jest to celowe: to dane osobowe lub migracyjne, które powinny pozostać zablokowane, gdy Twój branch działa już normalnie.

   Jednak podczas migracji z innego systemu prawdopodobnie masz już te dane i chcesz je uzupełnić zanim zawodnicy się zarejestrują. Tryb migracji istnieje właśnie w tym celu.

   Jak włączyć tryb migracji

   Przejdź do Ustawienia oddziału → Tryb migracji i włącz przełącznik. Zmieni kolor na bursztynowy, co oznacza, że tryb jest aktywny.

   Gdy tryb migracji jest włączony:

   • Możesz edytować narodowość, historyczną datę rozpoczęcia członkostwa, płeć, datę urodzenia, telefon, ID Smoothcomp i nick na Instagramie na dowolnym profilu zawodnika ze strony Szczegóły zawodnika
   • Możesz przesłać lub zastąpić zdjęcie profilowe zawodnika, najeżdżając kursorem na jego awatar na stronie Szczegóły zawodnika i klikając nakładkę przesyłania, która się pojawi

   Wyłącz go po zakończeniu

   Tryb migracji to narzędzie tymczasowe. Gdy skończysz uzupełniać dane historyczne, wróć do Ustawienia oddziału i wyłącz go. Od tej chwili te pola znów będą pod kontrolą zawodnika — co jest właściwym zachowaniem w normalnej eksploatacji.

   Waga i godziny treningowe są zawsze edytowalne przez adminów — to pola operacyjne, które trenerzy muszą legalnie aktualizować w dowolnym momencie, niezależnie od trybu migracji.

5. 5

   Import bez AI (tylko CSV)

   Domyślnie AI jest używane do odczytu Twojego pliku — niezależnie od tego, czy to CSV, PDF, zdjęcie czy wklejony tekst — i mapowania danych do właściwych pól.

   Jeśli nie chcesz przesyłać żadnych danych zawodników do dostawcy AI, zaznacz "Wyłącz AI dla tego importu" w oknie Importuj zawodników. Z tą opcją:

   • Pliki CSV są wciąż importowane, ale analizowane bezpośrednio przy użyciu ustalonego zestawu nagłówków kolumn — bez AI
   • Import PDF, zdjęć i wklejonego tekstu nie jest dostępny — można użyć tylko pliku CSV z dokładnie poniższymi nagłówkami

   Wymagane nagłówki kolumn CSV, w odpowiedniej kolejności

   Pierwszy wiersz Twojego CSV musi zawierać dokładnie te nagłówki (małymi literami, rozdzielone przecinkami). Imię, nazwisko i data urodzenia są zawsze wymagane; e-mail jest wymagany dla dorosłych zawodników. Resztę pól można pozostawić pustą:

   #	Nagłówek	Wymagane?	Uwagi
   1	first_name	Wymagane
   2	last_name	Wymagane
   3	email	Wymagane (chyba że is_kid jest true)	Dzieci bez adresu e-mail otrzymują automatycznie tymczasowy adres
   4	date_of_birth	Wymagane	Format YYYY-MM-DD, musi być datą z przeszłości
   5	gender	Opcjonalne	male, female lub other
   6	belt	Opcjonalne	Jedna z wartości: white, grey, grey-white, grey-black, yellow, yellow-white, yellow-black, orange, orange-white, orange-black, green, green-white, green-black, blue, purple, brown, black, coral, red (domyślnie white)
   7	stripes	Opcjonalne	Liczba belek na pasie od 0 do 11 (domyślnie 0)
   8	is_kid	Opcjonalne	true/false (lub 1/yes)
   9	guardian_email	Opcjonalne	Dla dzieci ten opiekun jest automatycznie zapraszany lub łączony po aktywacji dziecka
   10	address_line1	Opcjonalne
   11	address_line2	Opcjonalne
   12	city	Opcjonalne
   13	postal_code	Opcjonalne
   14	country	Opcjonalne
   15	account_holder_name	Opcjonalne	Nazwa posiadacza konta bankowego
   16	iban	Opcjonalne
   17	membership_plan	Opcjonalne	Musi dokładnie odpowiadać nazwie istniejącego planu
   18	signup_fee_paid	Opcjonalne	true/false (akceptuje też yes, paid lub waived). Wymaga membership_plan; pomija jednorazową opłatę rejestracyjną na pierwszej fakturze
   19	membership_end_date	Opcjonalne	Data zakończenia umowy w formacie YYYY-MM-DD. Wymaga membership_plan; przeszłe daty tworzą nieaktywne członkostwa
   20	historical_membership_start_date	Opcjonalne	Data rozpoczęcia członkostwa tylko do wyświetlania w formacie YYYY-MM-DD. Pokazuje się w profilu zawodnika i nie wpływa na rozliczenia

   Dodatkowe kolumny w Twoim pliku są ignorowane. Jeśli brakuje jednego z wymaganych nagłówków, import jest odrzucany z błędem wymieniającym brakującą kolumnę (lub kolumny).

   belt i stripes są przygotowywane razem. Gdy dorosły zawodnik odbierze oczekującą rejestrację albo admin aktywuje profil dziecka, obie wartości są zapisywane w stanie pasa zawodnika dla tego branchu.

   Pobierz przykładowy szablon CSV · Pobierz jako Excel (.xlsx)

   Pełny opis, jak Compteam chroni dane zawodników — w tym dane bankowe — podczas korzystania z AI, znajdziesz w AI i prywatność danych.

6. 6

   Sprawdź podsumowanie

   Po przetworzeniu okno wyświetla podsumowanie w czterech kafelkach:

   Kafelek	Znaczenie
   Wiersze	Łączna liczba wykrytych wierszy w danych wejściowych
   Przygotowane	Zawodnicy gotowi do zaproszenia — nie znaleziono problemów
   Pominięte	Wiersze zignorowane przez parser (puste linie, nagłówki)
   Problemy	Wiersze wymagające uwagi przed przygotowaniem

   Liczba Przygotowane większa od 0 i Problemy równe 0 oznaczają, że możesz przejść dalej.

7. 7

   Napraw wszelkie problemy

   Jeśli Problemy jest większe od 0, tabela pod podsumowaniem wymienia każdy problem według wiersza, pola i opisu w prostym języku.

   Częste problemy i jak je naprawić:

   Brak wymaganego pola — w tym wierszu nie znaleziono imienia i nazwiska, daty urodzenia lub e-maila dorosłego zawodnika.

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de      ← brak daty urodzenia → oznaczone
   

   Dodaj brakującą wartość i wklej poprawioną listę ponownie:

   Jude Mitchell, Jude@mitch.de, 03.10.1980
   

   ---

   Zawodnik już zarejestrowany w innym branchu — adres e-mail jest już powiązany z kontem w innym miejscu. Tego zawodnika nie można zaimportować ponownie; musiałby przenieść się między branchami przez swój obecny klub.

   ---

   Agent ponownie analizuje dane natychmiast po każdej aktualizacji wejścia. Gdy wszystkie wiersze zostaną rozwiązane, tabela problemów zniknie, a wszystkie wiersze przejdą do Przygotowane.

   

8. 8

   Wszystkie wiersze przygotowane — import zakończony

   Gdy Problemy osiągnie 0, wszystkie wiersze przechodzą do Przygotowane i import jest zakończony z Twojej strony.

   Dlaczego nie tworzymy aktywnych kont i nie wysyłamy haseł e-mailem

   Wysyłanie hasła e-mailem to ryzyko bezpieczeństwa — wiadomość może zostać przechwycona, przekazana dalej lub trafić do niewłaściwej skrzynki. Zamiast tego każdy zawodnik tworzy własne konto metodą, którą kontroluje: e-mail + hasło, które sam ustawi, albo logowanie społeczne (Google lub Facebook). Dzięki temu dane uwierzytelniające nigdy nie trafiają w Twoje ręce, a platforma pozostaje zgodna ze standardowymi praktykami bezpieczeństwa.

   Co się dzieje, gdy zawodnik się rejestruje lub dziecko zostaje aktywowane

   Wszystkie zaimportowane przez Ciebie dane — imię i nazwisko, data urodzenia, pas, belki, waga oraz wszelkie inne dane już znajdujące się w systemie — są wstępnie wczytywane na konto w momencie jego utworzenia. Zawodnik musi się tylko zarejestrować; nie zostanie poproszony o wypełnienie czegokolwiek. Jego profil jest od razu gotowy do użycia.

   Rekordy dzieci działają inaczej: admin aktywuje je jako profile zarządzane, bez logowania dla dziecka. Jeśli importowany wiersz zawierał guardian_email, aktywacja dziecka automatycznie łączy istniejące konto opiekuna albo wysyła temu opiekunowi zaproszenie do rejestracji i zarządzania dzieckiem.

   Zawodnicy mogą się zarejestrować przez:

   • Zeskanowanie kodu QR branchu z Twojego plakatu rekrutacyjnego
   • Bezpośrednie odwiedzenie strony rejestracji i wybranie Twojego branchu

   Mogą zarejestrować się za pomocą wybranego e-maila i hasła albo za pomocą istniejącego konta Google lub Facebook — bez konieczności podawania hasła.

   Kliknij Gotowe, aby zamknąć okno, albo Importuj kolejny plik, aby przygotować kolejną partię.

   

9. 9

   Wysyłanie linków rejestracyjnych — e-mail lub WhatsApp

   Po imporcie Twoi zawodnicy pojawiają się w sekcji Oczekująca rejestracja na stronie Zawodnicy. Każdy wiersz pokazuje listę rozwijaną planu, pole Opłata rejestracyjna zapłacona oraz przycisk zaproszenia lub aktywacji — wszystko w siatce o ustalonej szerokości, dzięki czemu pozostają wyrównane niezależnie od długości nazwy planu.

   Aktywacja importowanych dzieci

   Wiersze oznaczone is_kid=true pokazują Aktywuj dziecko zamiast zaproszenia do samodzielnej rejestracji. Aktywacja natychmiast tworzy zarządzany profil dziecka. Jeśli zaimportowano guardian_email, Compteam automatycznie łączy tego opiekuna, jeśli ma już konto, albo wysyła mu e-mail z zaproszeniem do utworzenia konta i zaakceptowania powiązania z dzieckiem.

   Przypisz plan członkostwa przed wysłaniem zaproszenia (opcjonalnie)

   Użyj listy rozwijanej, aby wcześniej przypisać plan członkostwa przed wysłaniem linku z zaproszeniem. Gdy zawodnik się zarejestruje, plan aktywuje się automatycznie — bez potrzeby żadnego dodatkowego kroku.

   Opłata rejestracyjna zapłacona (migrowani członkowie)

   Obok listy rozwijanej planu znajduje się pole Opłata rejestracyjna zapłacona. Jest aktywne tylko wtedy, gdy dla wybranego planu skonfigurowano jednorazową opłatę rejestracyjną. Zaznacz je dla członków, którzy już zapłacili Twoją opłatę rejestracyjną w poprzednim systemie — ich pierwsza faktura rozliczy wtedy tylko członkostwo, bez opłaty. Pole resetuje się automatycznie, jeśli przywrócisz plan na Brak planu.

   Wyślij link z zaproszeniem (e-mail)

   Kliknij Wyślij link z zaproszeniem, a platforma wyśle e-mail bezpośrednio na adres zawodnika z osobistym linkiem rejestracyjnym. Link wstępnie wypełnia jego adres e-mail, więc musi tylko ustawić hasło i jest gotowe. Po wysłaniu przycisk zmienia się na Wyślij ponownie zaproszenie — możesz wysłać je ponownie w każdej chwili, jeśli e-mail został przeoczony lub trafił do spamu.

   Skopiuj link i wyślij przez WhatsApp (lub inny kanał)

   Po kliknięciu Wyślij link z zaproszeniem pojawia się przy nim przycisk Skopiuj link. Kliknij go, aby skopiować osobisty link rejestracyjny do schowka. Możesz go następnie wkleić bezpośrednio w wiadomości WhatsApp, SMS lub innym komunikatorze.

   Link jest osobisty. Wstępnie wypełnia adres e-mail zawodnika i, jeśli wcześniej przypisałeś plan członkostwa, aktywuje go automatycznie podczas rejestracji. Nie udostępniaj linku jednego zawodnika innej osobie.