Łańcuch dostaw: dostawcy, zamówienia zakupu i automatyczne księgowanie

Jak zarządzać dostawcami i materiałami, tworzyć zamówienia zakupu, prowadzić je od otwartego do przyjętego i opłaconego oraz jak każdy krok automatycznie księguje zapisy w Twoich księgach.

1. 1

   Do czego służy strona Łańcuch dostaw

   Strona Łańcuch dostaw (tylko trener/administrator branchu) zarządza wszystkim, co kupujesz: dostawcami, u których zamawiasz, materiałami, które trzymasz w magazynie, oraz zamówieniami zakupu, które wprowadzają sprzęt i usługi do Twojego klubu.

   Stoi obok Magazynu i Księgowości i je łączy. Gdy przyjmujesz zamówienie zakupu, stan trafia do Magazynu; po zakończeniu każdego kroku odpowiednie zapisy są automatycznie księgowane w Twojej Księgowości. Nigdy nie dotykasz arkusza.

   Strona ma trzy elementy:

   • Dostawcy — dostawcy, u których kupujesz (np. producent kimon).
   • Materiały — towary, które zamawiasz i magazynujesz (pozycje sprzętowe oraz dowolne materiały „inne").
   • Zamówienia zakupu — zamówienie do dostawcy, złożone z pozycji towarowych i/lub usługowych.

   

2. 2

   Dodaj dostawcę

   W prawej kolumnie wypełnij formularz Utwórz dostawcę:

   • Nazwa dostawcy (wymagana) oraz opcjonalnie nazwa kontaktu, e-mail i telefon.
   • Pełny adres — ulica, opcjonalny drugi wiersz, kod pocztowy, miasto i kraj.

   Kliknij Utwórz dostawcę. Pojawi się na liście poniżej; kliknij dowolnego dostawcę, aby zobaczyć pełną kartę kontaktową. Dostawcy są wykorzystywani we wszystkich zamówieniach zakupu, więc każdego wprowadzasz tylko raz.

3. 3

   Dodaj materiały

   Pozycje towarowe zamówienia zakupu odwołują się do materiału. Pozycje sprzętu, który już sprzedajesz, są dostępne automatycznie; resztę dodaj w sekcji Materiały ręczne:

   • Numer materiału (opcjonalny) — Twoje własne oznaczenie/SKU. Pozostaw puste, a CompTeam wygeneruje numer.
   • Nazwa materiału (wymagana) — np. „Kimono dziecięce – białe".

   Kliknij Utwórz materiał. Ręcznie utworzone materiały „inne" można później usunąć (powiązanych ze sprzętem nie). To z nich wybierasz, dodając pozycje towarowe.

4. 4

   Utwórz zamówienie zakupu

   Użyj formularza Utwórz zamówienie zakupu:

   1. Wybierz dostawcę.
   2. Opcjonalnie ustaw numer zamówienia (generowany automatycznie, jeśli puste) i datę zamówienia.
   3. Dodaj jedną lub więcej pozycji:
      • Towar — wybierz materiał, lokalizację, do której trafi stan, ilość i cenę jednostkową.
      • Usługa — dowolny opis (np. „Naprawa maty"), ilość i cena jednostkowa. Usługi nie wpływają na magazyn.
   4. Suma robocza aktualizuje się podczas wpisywania. Kliknij Utwórz, aby zapisać.

   Nowe zamówienie pojawia się na górze tabeli Zamówienia zakupu ze statusem Otwarte, w walucie rozliczeniowej Twojego branchu.

5. 5

   Przeprowadź zamówienie przez jego cykl życia

   Wybierz zamówienie zakupu, aby otworzyć panel szczegółów. Zależnie od bieżącego statusu przyciski akcji prowadzą je przez przepływ:

   • Otwarte → Potwierdź — złożyłeś zamówienie u dostawcy.
   • Potwierdzone → Wyślij — dostawca je wysłał (opcjonalny stan pośredni).
   • Potwierdzone/Wysłane → Przyjmij — towar dotarł. To kluczowy krok: każda pozycja towarowa dodaje swoją ilość do wybranej lokalizacji w Magazynie.
   • Przyjęte → Zapłać — zapłaciłeś dostawcy.

   Każde przejście to jedno kliknięcie, a po linkach magazynu i księgowości przy każdej pozycji zobaczysz dokładnie, co zostało utworzone.

6. 6

   Jak zapisy księgowe są księgowane automatycznie

   To właśnie sprawia, że Łańcuch dostaw to coś więcej niż lista zakupów: CompTeam utrzymuje Twoje księgi na bieżąco bez ręcznej księgowości.

   Gdy zamówienie posuwa się naprzód, odpowiednie zapisy podwójne są księgowane za Ciebie:

   • Przyjęcie zamówienia księguje przyjęcie towaru — wartość otrzymanych towarów trafia do magazynu/kosztów, w przeciwwadze do tego, co jesteś winien dostawcy.
   • Zapłata za zamówienie księguje płatność dla dostawcy — rozliczając to zobowiązanie wobec banku/kasy.

   W szczegółach zamówienia, gdy jest ono przyjęte i opłacone, każda pozycja towarowa pokazuje linki Magazyn i Zapis przyjęcia, a stopka zamówienia pokazuje odniesienie do Zapisu płatności. Kliknij dowolny, aby przejść bezpośrednio do dokładnego zapisu w Księgowość → Zapisy. Nic nie jest księgowane dwa razy, a status zamówienia zawsze zgadza się z Twoją księgą główną.