Supply Chain: Lieferanten, Bestellungen & automatische Verbuchung

Wie Sie Lieferanten und Materialien verwalten, Bestellungen erstellen, sie von offen bis empfangen und bezahlt führen, und wie jeder Schritt automatisch Buchungssätze in Ihre Bücher schreibt.

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   Wofür die Supply-Chain-Seite da ist

   Auf der Seite Supply Chain (nur Coach/Branch-Admin) verwalten Sie alles, was Sie einkaufen: die Lieferanten, bei denen Sie bestellen, die Materialien, die Sie auf Lager halten, und die Bestellungen, die Ausrüstung und Dienstleistungen in Ihr Gym bringen.

   Sie steht neben Inventar und Buchhaltung und verbindet beide. Wenn Sie eine Bestellung empfangen, landet der Bestand im Inventar; mit jedem abgeschlossenen Schritt werden die passenden Buchungen automatisch in Ihre Buchhaltung geschrieben. Keine Tabelle nötig.

   Die Seite hat drei Bausteine:

   • Lieferanten — Ihre Bezugsquellen (z. B. ein Gi-Hersteller).
   • Materialien — die Waren, die Sie bestellen und lagern (Ausrüstungsartikel sowie freie „sonstige" Materialien).
   • Bestellungen — eine Order an einen Lieferanten, bestehend aus Waren- und/oder Dienstleistungspositionen.

   

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   Einen Lieferanten anlegen

   Füllen Sie in der rechten Spalte das Formular Lieferant anlegen aus:

   • Lieferantenname (Pflicht) sowie optional Ansprechpartner, E-Mail und Telefon.
   • Eine vollständige Adresse — Straße, optionale zweite Zeile, PLZ, Stadt und Land.

   Klicken Sie auf Lieferant anlegen. Er erscheint in der Liste darunter; klicken Sie einen Lieferanten an, um seine vollständige Kontaktkarte zu sehen. Lieferanten werden in allen Bestellungen wiederverwendet, Sie erfassen jeden also nur einmal.

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   Materialien anlegen

   Die Waren-Positionen einer Bestellung referenzieren ein Material. Bereits verkaufte Ausrüstungsartikel sind automatisch verfügbar; alles andere legen Sie unter Manuelle Materialien an:

   • Materialnummer (optional) — Ihre eigene Referenz/SKU. Leer lassen, dann generiert CompTeam eine.
   • Materialname (Pflicht) — z. B. „Kinder-Gi – Weiß".

   Klicken Sie auf Material anlegen. Manuell angelegte „sonstige" Materialien können später gelöscht werden (ausrüstungsgebundene nicht). Aus ihnen wählen Sie beim Hinzufügen von Warenpositionen.

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   Eine Bestellung erstellen

   Nutzen Sie das Formular Bestellung erstellen:

   1. Wählen Sie den Lieferanten.
   2. Setzen Sie optional eine Bestellnummer (wird automatisch erzeugt, wenn leer) und ein Bestelldatum.
   3. Fügen Sie eine oder mehrere Positionen hinzu:
      • Waren — wählen Sie ein Material, den Standort, an dem der Bestand ankommt, eine Menge und einen Einzelpreis.
      • Dienstleistung — eine freie Beschreibung (z. B. „Mattenreparatur"), Menge und Einzelpreis. Dienstleistungen berühren das Inventar nicht.
   4. Die Entwurfssumme aktualisiert sich beim Tippen. Klicken Sie auf Erstellen zum Speichern.

   Die neue Bestellung erscheint oben in der Tabelle Bestellungen mit Status Offen, in der Abrechnungswährung Ihres Branchs.

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   Die Bestellung durch ihren Lebenszyklus führen

   Wählen Sie eine Bestellung aus, um ihr Detailfeld zu öffnen. Je nach aktuellem Status führen die Aktionsbuttons sie durch den Ablauf:

   • Offen → Bestätigen — Sie haben beim Lieferanten bestellt.
   • Bestätigt → Versenden — der Lieferant hat versandt (optionaler Zwischenstatus).
   • Bestätigt/Versendet → Empfangen — die Ware ist eingetroffen. Das ist der wichtige Schritt: jede Waren-Position bucht ihre Menge auf den gewählten Standort im Inventar.
   • Empfangen → Bezahlen — Sie haben den Lieferanten bezahlt.

   Jeder Übergang ist ein Klick, und über die Inventar- und Buchhaltungslinks jeder Position sehen Sie genau, was erzeugt wurde.

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   Wie Buchungssätze automatisch erzeugt werden

   Das macht Supply Chain zu mehr als einer Einkaufsliste: CompTeam hält Ihre Bücher ohne manuelle Buchführung aktuell.

   Während eine Bestellung fortschreitet, werden die richtigen doppelten Buchungssätze für Sie erzeugt:

   • Das Empfangen der Bestellung bucht den Wareneingang — der Wert der erhaltenen Waren landet im Inventar/Aufwand, ausgeglichen gegen Ihre Verbindlichkeit beim Lieferanten.
   • Das Bezahlen der Bestellung bucht die Lieferantenzahlung — diese Verbindlichkeit wird gegen Bank/Kasse ausgeglichen.

   Im Bestelldetail zeigt nach Empfang und Bezahlung jede Warenposition Links zu Inventar und Wareneingangs-Buchung, und der Bestellfuß zeigt die Referenz der Zahlungs-Buchung. Klicken Sie darauf, um direkt zum genauen Eintrag in Buchhaltung → Buchungen zu springen. Nichts wird doppelt gebucht, und der Status der Bestellung stimmt immer mit Ihrem Hauptbuch überein.