Chaîne d'approvisionnement : fournisseurs, bons de commande et comptabilisation automatique

Comment gérer fournisseurs et matériels, créer des bons de commande, les faire passer de ouvert à reçu et payé, et comment chaque étape enregistre automatiquement des écritures comptables dans vos livres.

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   À quoi sert la page Chaîne d'approvisionnement

   La page Chaîne d'approvisionnement (coach/admin de branch uniquement) gère tout ce que vous achetez : les fournisseurs chez qui vous commandez, les matériels que vous stockez et les bons de commande qui font entrer équipement et services dans votre salle.

   Elle complète les Stocks et la Comptabilité et les relie. Quand vous réceptionnez un bon de commande, le stock arrive dans les Stocks ; à chaque étape terminée, les écritures correspondantes sont enregistrées automatiquement dans votre Comptabilité. Aucun tableur.

   La page comporte trois éléments :

   • Fournisseurs — vos fournisseurs (ex. un fabricant de kimonos).
   • Matériels — les biens que vous commandez et stockez (articles d'équipement, plus des matériels « autres » libres).
   • Bons de commande — une commande à un fournisseur, composée de lignes de marchandise et/ou de service.

   

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   Ajouter un fournisseur

   Dans la colonne de droite, remplissez le formulaire Créer un fournisseur :

   • Nom du fournisseur (requis) et, en option, nom du contact, e-mail et téléphone.
   • Une adresse complète — rue, deuxième ligne facultative, code postal, ville et pays.

   Cliquez sur Créer le fournisseur. Il apparaît dans la liste ci-dessous ; cliquez sur un fournisseur pour voir sa fiche contact complète. Les fournisseurs sont réutilisés sur tous les bons de commande, vous ne saisissez chaque fournisseur qu'une fois.

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   Ajouter des matériels

   Les lignes de marchandise d'un bon de commande référencent un matériel. Les articles d'équipement que vous vendez déjà sont disponibles automatiquement ; pour le reste, ajoutez-le sous Matériels manuels :

   • Numéro de matériel (facultatif) — votre référence/SKU. Laissez vide et CompTeam en génère un.
   • Nom du matériel (requis) — ex. « Kimono enfant – Blanc ».

   Cliquez sur Créer le matériel. Les matériels « autres » créés manuellement peuvent être supprimés ensuite (pas ceux liés à l'équipement). Ce sont eux que vous choisissez en ajoutant des lignes de marchandise.

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   Créer un bon de commande

   Utilisez le formulaire Créer un bon de commande :

   1. Choisissez le fournisseur.
   2. Définissez éventuellement un numéro de BC (généré automatiquement si vide) et une date de commande.
   3. Ajoutez une ou plusieurs lignes :
      • Marchandise — choisissez un matériel, le lieu d'arrivée du stock, une quantité et un prix unitaire.
      • Service — une description libre (ex. « Réparation de tatami »), une quantité et un prix unitaire. Les services ne touchent pas aux stocks.
   4. Le total provisoire se met à jour pendant la saisie. Cliquez sur Créer pour enregistrer.

   Le nouveau bon apparaît en haut du tableau des Bons de commande avec le statut Ouvert, dans la devise de facturation de votre branch.

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   Faire avancer la commande dans son cycle de vie

   Sélectionnez un bon de commande pour ouvrir son panneau de détail. Selon le statut actuel, les boutons d'action le font avancer dans le flux :

   • Ouvert → Confirmer — vous avez passé la commande chez le fournisseur.
   • Confirmé → Expédier — le fournisseur l'a expédiée (état intermédiaire facultatif).
   • Confirmé/Expédié → Recevoir — la marchandise est arrivée. C'est l'étape clé : chaque ligne de marchandise ajoute sa quantité au lieu choisi dans les Stocks.
   • Reçu → Payer — vous avez payé le fournisseur.

   Chaque transition se fait en un clic, et vous pouvez suivre les liens stocks et comptabilité de chaque ligne pour voir précisément ce qui a été créé.

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   Comment les écritures comptables sont enregistrées automatiquement

   C'est ce qui fait de la Chaîne d'approvisionnement bien plus qu'une liste de courses : CompTeam tient vos comptes à jour sans aucune saisie comptable manuelle.

   À mesure qu'une commande avance, les bonnes écritures comptables en partie double sont enregistrées pour vous :

   • La réception de la commande enregistre la réception de marchandise — la valeur des biens reçus arrive en stock/charge, en contrepartie de ce que vous devez au fournisseur.
   • Le paiement de la commande enregistre le règlement fournisseur — soldant cette dette sur votre banque/caisse.

   Dans le détail de la commande, une fois qu'elle est reçue et payée, chaque ligne de marchandise affiche des liens Stocks et Journal de réception, et le pied de la commande affiche la référence du Journal de paiement. Cliquez dessus pour aller directement à l'écriture exacte dans Comptabilité → Écritures. Rien n'est enregistré deux fois, et le statut de la commande correspond toujours à votre grand livre.